4.書類の整理 |
ファイリングの部屋 HOMEへ |
これまで hi-ho.ne.jp で公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。
従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。
「書類の種類」のページでいろいろな書類の具体例を挙げてみました。また、「書類の分類」のページでは行政文書の管理方法についてのガイドラインに沿った整理法を書いています。 一方で、文書データを整理する上では、比較的管理が簡単なも構造化データと、整理しにくい非構造化データに分けて考えることも大切です。 |
構造化データ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
帳簿類である経理データや購買データ、販売・在庫データなど、データベースとして管理できるデータです。これを管理するには汎用のデータベースシステムなどを利用すれば、簡単に整理することが出来ます。 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
非構造化データ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
整理が簡単な構造化データに比べ、一般のオフィス文書や電子メールだけでなく、写真や画像も取扱いが難しく、整理しにくいものです。このような整理しにくいデータが少なければ話は簡単ですが、一般には構造化データの
4倍以上はあるといわれています。 非構造化データを整理するには、簡単には大分類・中分類・小分類に分けて整理は出来ますが、検索性をあげるためには何らかの索引をつけてデータベース化する必要があります。 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
管理台帳の作成 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
文書を管理する時、文書にタイトル、作成者などの情報を明確にすれば、文書の検索性を高めることができます。 管理台帳の例
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ダブリンコア(Dublin Core) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Dublin Core(ダブリン・コア)とは、Dublin Core Metadata Initiative が制定した標準仕様で、もともとはウエブ上のリソースを記述する共通の標準として制定されたものです。 ダブリンコアには、15の基本要素と呼ばれるものがあります。
通常の文書管理では、これらの要素全てを用いる必要はありませんし、要素名はなじみのある名前とするべきで、管理台帳の作成の項で示したような台帳を、それぞれの組織に合わせて工夫すれば十分です。
|
| Topページ |
0.はじめに | 1.情報の記録 | 2.増加する書類
| 3.作成から廃棄まで |
| 4.書類の整理 | 5.書類の電子化 | 6.電子化書類の活用
|
|
7.電子ファイルとファイリング | 8.LANの活用と問題点
| 9.ファイリング意識の向上 |
| 10.ファイリングを考慮した書類の作成 | 11.マネジメントシステム
|
| 12.リスク管理 | 13.ファイリングに関する動き
| 14.付録 | 15.編集雑記 |
Updated on 2013/09/28