15.編集雑記

15.編集雑記 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

これまで hi-ho.ne.jp で公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。
従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。

このホームページを作成している中で、いろいろと思いついたことを書いています。まとまりもありませんが、気軽にお読みください。

「e-文書法関連の法令」のページを全面改訂

2015/06/18

ひさしぶりに更新を行いました。IT環境が急速に変化している中で、ここで取り上げている内容も急速に陳腐化してきています。更新頻度を上げなければとおもっていましたが、なかなか手がつかず、ようやく更新にこぎつけました。

「文書情報マネージャー」の認定制度

2013/01/04

日本画像情報マネジメント協会で2013年より、「文書情報マネージャー」の認定制度を開始することとなり、その教科書の執筆に携わりました。これまであった「文書情報管理士」や「ファイリングマネージャー」などの資格は、すでにある書類をどのように整理するかが中心となっていましたが、この「文書情報マネージャー」では、企業にとってどのような情報が大切で、残さなければならない情報は何かなどを中心に、企業の中で保存すべき情報を選択し、どのような方法で保存していくかを理解するためのものとなっています。この教科書は、実際に企業法務に携わり、さまざまな経験と知見を持たれている牧野二郎弁護士にも相当な部分を担当し、執筆していただきました。
牧野弁護士からは、これまでになかった知識を教えていただき、目からうろこのような新しい視点も持つことができました。

Facebookの「いいね！」ボタン

2012/01/04

Facebookを始めてみました。このホームページにも、ＦａｃｅＢｏｏｋの「いいね！」ボタンを設置しましたので、気に入っていただいた場合は「いいね！」ボタンを押してください。

東日本大震災

2011/05/28

東北沖で発生した巨大地震に端を発した今回の大震災は、原発事故が今後どのように進展するかが、まだ不透明なためｊまだよだんを許す状態ではありませんが、今後いろいろな方面から、分析や解析がなされることと思います。
５月にJIIMAが行ったセミナーでは、当初計画していた主なテーマを、災害関連のテーマに変更して開催しましたが、開催日が月曜日と参加するにはあまりいい曜日ではなかったにもかかわらず、ほぼ満席となる盛況でした。
ここでは、文書管理の面から事業継続や災害復旧に焦点をあてたのですが、事業を復旧させるためのバイタルレコードが一つのキーワードとなりました。バイタルレコードについては、「ファイリングの部屋」では「重要度に応じた書類の分類」（2002年1月公開）で触れていましたが、一般にはあまり注目はされていませんでした。公式な文書としては経済産業省が2005年3月に発表した「事業継続計画策定ガイドライン」の注釈に初めて現れてきたようです。
バイタルレコードについて、海外の資料なども集めましたので、この部分の説明も今後しなければならないと思っています。

ＪＩＩＭＡのお手伝い

2011/01/23

この雑記雑記に書き込むのは、２年近くあいだが空いてしまいました。前回の書き込みではＪＩＩＭＡ（社団法人日本画像情報マネジメント協会）の教科書の編纂を手伝ったとしていましたが、その後、2010年にはその改訂版を発行しています。
その後いろいろとあり、今はJIIMAを仕事としてお手伝いするようになりました。ここで、いろいろな人から話を聞いていると、このホームページも大幅に改訂しなければならないのではと考えるようになりました。
そう簡単にはできないので、少しずつ構想を練っていこうと思っています。

ＪＩＩＭＡ教科書の編修

2007/03/25

昨年夏より、ＪＩＩＭＡ（日本画像情報マネジメント協会）から出版予定の「文書情報マネジメントの基礎と応用」の編集の手伝いを行っていましたが、ようやくその原稿ができあがりました。この作業のため、ホームページの更新をほとんど出来ませんでした。
本を出すときは、その内容についてのバックデータや関連資料を、本に書いた内容の１０倍以上の資料を集め、目を通しただけの資料はさらにその数倍はあるでしょう。これらの資料を元に、ざにこのホームページを充実させますので、ご期待ください。

Ｙａｈｏｏの力

2006/04/14

検索ページであるYahooは検索を行うと、結果の始めにYahooのスタッフが選択してあらかじめ登録しているカテゴリーを表示させており、ユニークな方法を取っています。このため世界的にはGoogleなどの他の検索ページが主力となっているのに対し、日本ではなぜか圧倒的にYahooが使われているようです。
最近このYahooのスタッフよりメールが送られて来て、Yahooのカテゴリーへの登録と、新着案内で紹介したいとの内容でした。さらに別のスタッフからもメールがあり、「今週のオススメ」で紹介したいとのことでした。とりたてて拒否することもないと思いそのままにしていましたが、「今週のオススメ」に紹介されたとたんアクセスが急増し、Yahooの力を再認識されられました。

ISO15489

2006/03/12

前から気になっていたＩＳＯ15489のページをようやく作ることができました。これまでにない「記録管理」の概念を持ち込んでいるため、全体の中で、どのように位置づけるかを、かなり迷った上、とりあえず付録に入れることにしました。これはごまかしのような感じもしますが、ファイリングのこれまでの概念は、今ある書類をどのように整理するかが課題であったためで、どのような書類を作らなければならないかまでは考えていなかったからです。
今後コンプライアンスが大切になる一方、日本版ＳＯＸ法（企業改革法）の制定も間近に迫ってきており、どのような記録が必要かまで含んだものにしていく必要を感じています。

掲示板への迷惑書き込み

2005/11/19

最近は、迷惑メールの数は一日４０～５０通で、プロバイダーが提供している迷惑メールフィルターでのぞかれるのは約半数にとどまっています。送るほうもフィルターに引っかからないように、いろいろと工夫しているのでしょう。
このようなメールも困ったものですが、最近では、ここで開設している掲示板に対しても、これに似た書き込みがなされるようになりました。掲示板に書き込まれると、その内容をメールに転送して、書き込まれたことを把握できる様にしていますが、このメールがフィルターでのぞかれてしまい、気が付くのが遅くなってしまいます。
このような行為は、単に迷惑行為とするのではなく、掲示板への書き込みなどは、威力行妨害罪か何かでとりしまれないものでしょうか。もっとも、そのために被害届を出す必要があるのであれば躊躇してしまいますが・・

ＰＤＦファイルの容量

2005/06/11

経済産業省関連の独立行政法人である「新エネルギー・産業技術開発機構」が、5月末に「電子・情報技術のロードマップ成果報告会」の資料を掲載しました。ここでは全てＰＤＦファイルで掲載していますが、数日後に半数のファイルを差し替えました。この差し替えでは、内容そのものは全く変更されていませんが、ファイルの容量だけが小さなものに変更されました。ＰＤＦファイルを作成するときの設定で異なってきたものと考えられます。
（ファイル容量の変更例：2.71MB→1.18MB、1.60MB→629KB、2.16MB→1.05MB、479KB→63KBなど）
作業中のものは履歴なども保存するために、ファイルサイズが大きくても良いこともありますが、一般への公開時には、なるべく小さなファイルとするべきです。特にインターネットでの公開時には十分に注意したいものです。

プロバイダーからのウイルスメール

2005/05/22

ウイルスメールが盛んに来るようになっていますが、先日は送信者のアドレスがプロバイダー（hi-ho)からのものが数通あり、何か変だと感じていました。翌日にプロバイダーより、「今回は当該ウイルス発生後、ウイルスデータベース更新前に当該ウイルスがPC内に進入、感染いたしました。」と、お詫びのメールが届き、やっぱりと思いました。
当然、プロバイダーでは十分な注意を払っているでしょうが、ワクチンソフトが対応する前にウイルスが届くこともありえるわけで、疑わしい添付メールがある場合は、一旦別のＰＣにコピーしたうえで開くなどの対応をお願いしたいものです。

スパムメール

2005/04/10

昨年秋ごろよりウイルスメールが減少して喜んでいるのですが、このウイルスメールの減少と逆比例するように、スパムメール（迷惑メール）が増加しています。最近では、毎日２０～３０通のメールが届きます。いくつかのメールアドレスを持っていますが、このホームページで使っているアドレスにのみ届いています。ほとんどは出会い系のもので、その他は裏ビデオや違法ソフトの販売などですが、面白いのは、スパムメールをブロックするソフトの販売というメールも届いています。単に文字だけのメールではなく、ヌード画像を添付したものさえあります。
プロバイダーが、迷惑メールを防ぐためのサービスも始めていますので、そろそろこれを利用必要があるようです。

新しい検索ページ

2005/03/20

新しい検索ページができたとのニュースを見て、そこで試しに「ファイリング」のキーワードで検索してみました。独自に開発した人工知能を利用して、SEO (サーチエンジンオプティマイズ) の影響を受けにくい、人の利用動向に基づいた検索ができるとの触れ込みであり、この「ファイリングの部屋」が何番目に出てくるかを見たかったからです。驚いたことに何とトップに上がっており、嬉しいという気持ちと共に、大変だとも感じでしまいました。
（このページは日本で開発されたもので「MARS FLAG (マーズフラッグ)」です。）

ウイルスメールの減少

2004/12/25

連日のように届き、多い日には二桁台のウイルス付きのメールが、ここのところ全く来なくなりました。ここで使っているのと別のアドレスには、つい先日もクリスマスメッセージのようなウイルスが来ているため、ウイルスそのものは減っているとは思えません。このホームページを見ている人たちがそれぞれ注意するようになったために、ウイルスの拡散が防げているのであれば嬉しいのですが、本当のところはどうでしょうか。

画像情報マネジメントショー

2004/11/11

日本画像情報マネジメント協会が主催する画像情報マネジメントショー（ＪＩＩＭＡ2004）に何年かぶりに行きました。今回は、政府の「ｅ-文書法」の動きを受け、電子文書（電子化文書）に対するタイムスタンプの付与が話題となり、これに関するセミナーも盛況で書類の電子化に対する関心が非常に高いと、認識を改めました。
法律で保存を義務付けている書類の電子化を、紙の書類をスキャニングしたものにまで広げる「ｅ-文書法」そのものは非常にいい動きですが、電子化に際して非常に細かい規則をつくり、実質上これを実行できなくなることを器具しています。今後の動きに対し、注目する必要があると感じています。

ＩＳＯ１５４８９

2004/05/16

ISO15489が制定され、JIS化されようとしています。これは情報記録管理についての基準で、ファイリングについても大きな影響を与える可能性がありますが、正直なところ、どこまで普及するか疑問を持っています。
同じISOでも、ISO19000sやISO14000は仕入先の選定基準の１つとして採用され、影響は大きいものとなりますが、ISO15489については、どの程度影響力があるか、まだ十分には把握していません。
同様に2003年11月にJIS Z 6016「紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセス」が制定されていますが、ISO15489と同様に、もう少し調べてから書く予定です。しばらくお待ちください。

ウイルスメール

2004/02/01

このホームページにメールアドレスを公開しているため、ウイルスメールが多く送られてきます。以前は新しいウイルスが発生したニュースを聞いてから、届くまでにある程度の時間がかかっていましたが、最近のものは、マスコミで報道されるよりも早く届くようになってきました。
発見日から1日以内で届き、翌日の新聞に新たなウイルスが急拡大と報道されたことも起こりました。この時は、メールを開く前に手動でワクチンソフトのアップデートを行っており、ぎりぎりのところでガードできました。ワクチンソフトには、自動的にアップデータするように設定していますが、これはパソコンを立ち上げてからしばらく時間がかかり、直ぐにメールを読むような時には間に合いません。急いでいる時には、手動でアップデートする必要があります。
いま大発生しているW32.Novarg.A@mmは、電子メールの10通に1通程度のわりで含まれるとの報道もあり、今後も注意が必要です。

論文への引用

2003/10/13

このホームページへのアクセスは、平日が多く休日が少ない傾向ですが、そのほかに学校が休みに入ると平日でもかなり少なくなります。学生がファイリングに興味を示しているのか不思議に思っていました。
最近、大学のホームページに、学生の卒論を掲載しているところがありますが、この論文の中に、この「ファイリングの部屋」を引用しているものを見つけました。論文の作成に際して、いろいろな角度から情報を検索しているのかと、関心するとともに、引用文献のリストに示されると責任も感じてしまいます。
この中で、引用の仕方について疑問を持たざるを得ないものもあります。「ファイリングの部屋」では、政府や公的機関が発表した資料やデータを、かなり利用していますが、この際、どこから引用したかは明確にしています。
ところがグラフを引用した際、ここから引用したように記載しているのはどうかと感じてしまいます。政府の発表資料であり、元の資料を示していますので、もっと新しいデータや、もっと便利なデータが無いか探さなかったのでしょうか。政府が発表した資料を探した場合は、元の資料を引用するべきで、この「ファイリングの部屋」は、参考資料のリストに入れておく程度にしたほうが正解と思います。

アクセスの多いページ

2002/11/09

2002年10月のアクセス数を、各ページ毎にとってみました。この結果トップページ（1452）が多いのは当然でしょうが、これに続くアクセスは、多い順に次のとおりでした。（各ページ名の後のカッコ内の数字はアクセス数です。10月の総アクセス人数は5770人です。）「書類の種類(733)」、「電子ファイリングの保存方法(529)」、「書類の保存期間(528)」、「ファイリングの意義(434)」、「電子ファイリングのノウハウ(433)」、「電子帳簿保存法(419)」、「用紙のサイズ(409)」、「電子ファイルの落とし穴(391)」、「はじめに(376)」、「書類のスキャニング(373)」アクセス数は興味を引く順であり、結果を見ると全体に、まあこんなものかとも思えますが、中には予想外のものもありました。「用紙のサイズ」はどちらかと言うと、ついでに作ったようなページですが、予想外のアクセスです。
アクセス数を参考に、各ページのブラシュアップも行っていく予定です。

アクセスカウンター

2002/10/01

トップページにアクセスカウンターを設置していますが、これまではトップページを読みにきた人の数だけを数えていました。他のページがどの程度見られているかを調べてみたところ、このカウンターでは正確な表示とはいえない事がわかってきました。
「ファイリングの部屋」を読みに来た人のうち、およそ４人に１人だけがトップページにも来ているだけでした。また、来た人は一度には平均2ページを見ているようです。
アクセスカウンターの数え方はいろいろな方法がありますが、来客数をカウントするほうが実態をよく表していると思えますので、今後はこの方法に変更することにしました。

問い合わせのメール

2002/05/26

ホームページを開設していると、いろいろな人からメールを頂きます。やはりお褒めや、お礼のメールは嬉しいものです。特に、ファイリングを受託していたり、ファイリングのコンサルタントをしている会社の方などからのメールは、具体的に良かった点を指摘して下さるなど有難いものです。
これに対し、「銀行書類は何年くらい保存されますか」のように、背景も具体的にどのような書類をイメージしているのか全く説明がないものも少なくありません。また、一面識も無い人であるのにメールに「開封確認」をつけてくるだけでも、かなり失礼な人であると感じてしまいますが、さらに、何日か後に返事を請求してくる人などは、コンサルティング料を払えと言いたくなってしまいます。また、インターネットの検索ページで探せはすぐに分かるようなことを質問してくる人など、社会人としての常識を疑うような人までさまざまです。
このホームページの更新履歴を見てもらうと分かると思いますが、個人的なもののため更新などは休日だけ行っており、同じようにメールに対する返事も休日にしか行っていませんのであしからず。

リスク管理

2002/02/11

アメリカでの同時多発テロが発生してから、日本でもリスク管理についての論議が活発になっています。テロに巻き込まれる可能性の高い国に対する渡航制限や、コンピュータシステムの分散化が主な対策のようです。もう一歩進んだところでは、工場で事故が発生した、機密情報が漏洩したなど、リスクの対象を広げていますが、自分たちが注意すれば防ぐ可能性があるものが中心となっているようです。
しかし、電気、水道、ガスのライフラインに対するテロが発生することに対する対応策は、ほとんど考えられていないようです。また、交通機関に対するものについても考慮外といったところでしょうか。
プロ野球、サッカーチームなどのキャンプインでは、1つのチームが同じ飛行機に乗って移動しているようですが、万が一の事を考えているのでしょうか。同時に移動せず、何回かに分けて移動する必要があるのではないでしょうか。

メールマガジン

2001/07/07

このページが2001年5月21日に、日経ホーム出版社の雑誌『日経ウーマン』の読者を中心に発行しているメールマガジンの、「日経ウーマン週刊Mio(ミオ）メール」で紹介されました。このメールマガジンの発行部数はどの程度か知りませんが、それまでせいぜい１日に１０件程度のアクセスであったものが、発行された日には200件以上のアクセスとなりました。その後はまた10件程度に戻るかと思っていましたが、１５件程度でとどまり、７月のはじめでは２０件程度に上昇してきました。
このホームページのように、非常に狭い領域のものでは、今後もアクセスがそんなに大きくはならないと思いますが、メールマガジンの宣伝効果がいかに大きいかを感じました。

ITについて

2001/03/24

沖縄サミットでは、日本からＩＴを議題にあげるなど、ＩＴが話題になっています。森首相も、指１本でキーボードを操作しながら、ご満悦の様子ですが、ＩＴに関して何をしようとしているのか、さっぱり分かりません。
情報関連産業では、確かにＩＴが業績の向上に貢献することがはっきりしていますが、そのほかの会社では、どのように役立つか明確に語られたことはないのではないでしょうか。
インターネットを利用した電子調達では、世界中から安く購入できるため、メリットがでるといわれていますが、普通の企業では購入するだけではなく、他の企業に対して販売もしているはずです。逆からみれば安く買い叩かれ、ＩＴによるデメリットといえます。このため他の企業に先行して、他の会社に対して販売するときは通常の取引とし、購入するときは電子取引で買い叩く必要があります。このため、バスに乗り遅れるなとばかりに、情報化への投資が増加していますが、この投資に見合うだけのメリットを得ることがでるのでしょうか。

ミレニアム・プロジェクト

2000/12/10

1999年末に、政府からミレニアム・プロジェクトが発表されました。情報化、高齢化、環境対応の3つの分野でプロジェクトを構築して、明るい未来を切り拓く核を作り上げるとしています。それぞれ大切なテーマではありますが、その中身は貧弱なものとしか言いようがありません。プロジェクトを構築というと、新しいコンセプトのもとに、今後必要となる技術を開発することを思い浮かべますが、実際は、これまで推進されてきているものに対して、新しい看板をつけただけのものです。
これと同じようなのが、行政情報化推進計画で、新しい構想を提唱しているわけではなく、各省が行っている情報化に関する政策をまとめただけのものです。
とは言っても、3つの文やに絞り込んだだけでも良しとするべきでしょう。しかし官庁は、いったん動き出したプロジェクトは、必要がなくなってもいつまでも理屈をつけて引き伸ばそうとしますので、注意が必要です。５ヵ年計画程度であればまだ安心できるのですが、なにせミレニアム・プロジェクトであり、まさか千年も続かないとは思いますが。

薬害エイズとファイリング

2000/12/02

薬害エイズ問題では、一旦存在しないとした書類が、厚生大臣の指示で再度さがしたところ見つかったことから、情報隠しとして話題となりました。薬害エイズ問題そのものについてはここでは触れずに、単にファイリングの面だけから考えてみます。
1983年6月エイズ研究班が発足しましたが、その関係ファイルが1996年2月に発見されたというものです。国の書類保存基準からみて、この書類は法律や政令の制定など３０年保存しなければならないものとは違います。
審議会の答申書や、許認可の決済文書などにも該当せず、１０年保存が必要な書類でもないようです。官庁での書類保存の常識からして、この書類は１０年以上経過していることから、十分に保存期間は終了しており、廃棄されていなければならない書類でした。従って、書類が存在しないととした始めの態度は当然のことで、逆に書類が出てきたことこそ問題とするべきことなのです。
これらの書類を、一般の行政文書とするとこのようなことになってしまいます。これからは情報公開法により、書類隠しができなくなるとして安心しても、廃棄された書類については公開を求めることはできません。このような、人の命にかかわる薬などに関するものは、製造者に適用しているＰＬ法を国に対しても共同責任者として課すように働きかける必要があるでしょう。