4.書類の整理
4-4.書類の分類 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

政府は情報公開法の施行にあたり、「行政文書の管理方策に関するガイドライン」を平成１２年２月に公表しました。
この中で行政文書の分類の基準として、大分類・中分類・小分類の３段階のツリー構造にするものとし、分類の方法として、次のような方法（またはこれらを組み合わせた方法）が考えられるとする、としています。

それぞれには、ガイドラインに書かれている説明そのままと、いくらかのコメントをつけます。

行政文書の内容や相手方とは関係なく、その形式をとらえてまとめる方法（例：○○課例規ファイル、○○関係照会・回答ファイル等）

行政ではよく使われる形式かもしれませんが、一般の企業では規則・規定集などのほかは、あまり使われない方法です。ＦＡＸ受信記録などをまとめてファイリングするときなどは、内容を無視して綴じるだけでよいため非常に簡単ですが、特定の書類を捜すことは困難な仕事となります。

許認可の申請から処分まで、工事の計画から完了までの行政文書など、一つの案件に係る行政文書を順序立ててまとめる方法（例：○○許可（認可）一件ファイル、○○訴訟一件ファイル等）

特定のプロジェクトに関する書類をまとめて整理する方法です。特許の出願から登録、異議申立てに対応する書類なども含め、一括してファイリングすることもこれに該当します。

行政文書に係る提供者、提出先等の相手方をとらえて、その相手方ごとにまとめる方法（例：法人台帳（特殊法人、事業者等）、国会提出・説明資料ファイル等）

顧客別に営業資料を整理しておけば、その顧客の動きを見直したりすることで、今後の営業戦略を立てるときなどに便利です。官庁への提出資料を一元管理ことも有用です。

同種の内容の行政文書を一定の期間ごとにまとめる方法（例：○年○月相談案件ファイル、○年○月支払書ファイル等）

この方法は、人事や経理、購買部門でよく採用される方法ですが、ほかに、工場の運転記録、品質管理記録などをまとめるときに便利な方法です。