5.書類の電子化
5-7.法定保存文書の電子化 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

民間への紙による文書保存義務について、原則として電子保存を容認するとし、ｅ-文書法が成立しました。成立までの経緯は「e-文書イニシアティブ」で触れていますが、ここでは、法定保存文書を電子化して保存するための要件についてまとめてみます。

経済産業省では、文書の電磁的保存等に際して確保すべき要件及び具体的な活用事例等について検討を行うことを目的として、「文書の電磁的保存等に関する検討委員会」を2004年10月24日に発足させました。この検討委員会で検討での内容については、その連絡ページで公開されていますので、詳細はここを参照してください。事務局は日本情報処理開発協会です。
なお、法律用語では電磁的保存が正しい表現ですが、ここでは他のページで説明している言葉と同じ表現として、電子保存などとします。

このページは、経済産業省が2005年5月 6日に発表した報告書をベースとしています。（2005.6.12修正）

過失・故意に関わらず、データが消失、改ざん、漏洩などで生じた問題が、保存当事者以外に主要な影響を与える文書であるもの。生命、身体、財産、プライバシー等に関する事を記載した文書や、事業に関連する重要な検査記録等が該当。

単純に表現すると、保存されているデータをディスプレイで表示したり、印刷できるようにしておくことですが、内容を確認できることが必要です。特にスキャニングにより電子化したデータ（ここでは「イメージ化文書」と名づけています）は、「必要な程度で」表示や印刷が出来るようにとされています。
「この必要な程度」とは、解像度・階調等についてスキャナーの設定を行うことを求めており、スキャナーで読み取った文書が、元の文書と内容として同じ物であると確認できる精度で入力する必要があるとしています。
カラー情報を必要とする場合は、256階調かつ150dpi以上、カラー情報を必要としない場合は、モノクロ２値かつ200dpi以上、あるいはモノクロ中間調かつ150dpi以上の読み取りを求めています。なお、改ざん痕の発見など特殊な用途には、カラー256階調かつ200dpi以上の読み取りを提言しています。これらの基準で取り込んだデータはJPEG圧縮後でも、Ａ4サイズで１ページあたり、カラーでは200〜500KB、モノクロ2値では 30〜200KB、モノクロ中間調では150〜400KB、最後のものは400〜600KBにもなるようです。