5.書類の電子化
5-3.書類のスキャニング (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

スキャナーで画像を取り込むときに、どの程度きれいにとるかを決めるもので、通常「ｄｐｉ」という単位で表します。スキャニングは、書類などを非常に小さな部分に分割してその部分の色合いをデータ化するもので、200dpiとか400dpiなどと表示します。これは1インチを200とか400に分割することを示しています。1インチは25.4mmなので、200dpiでは、0.127mmごとに区切ってデータを読み取ることを示しています。

実際の書類を取り込むには、きれいな方がいいことはもちろんですが、きれいに取り込もうとすればそれだけデータ容量が多くなり、保存のために必要な記憶容量が必要なだけでなく、表示に時間がかかるなど取り扱いが面倒となります。これらを考慮して最適な値を選ぶことになります。

小さい文字や精細な図を含む場合は精度よく取り込む必要がありますが、特殊な場合以外は400dpiもあれば十分といえるでしょう。ワープロで作成したような書類では、200dpiもあれば見た目でもかなりきれいに見えるため、これで十分といえるでしょう。（精度を2倍とすると、縦横ともに2倍になるため、データは4倍の容量になります。）
文字をスキャニングした後、ＯＣＲを使いテキスト化する場合には、200dpiでは誤認識が大きいため、400dpiで取り込む必要があります。

１箇所のデータをどのような色合いで取り込むかを決めるもので、モノクロの場合は、２値（白または黒）、グレースケール（通常は16階調）であり、カラーの場合は256色、6万4千色、フルカラー（1600万色）などを選びます。
モノクロの書類・図面などは２値とし、写真などではグレースケールを選びます。2値では1画素のデータを1ビットで表すのに対し、16階調のグレースケールでは4ビット必要とするため、4倍の容量となります。

カラーは256色でも8ビットを使うため、モノクロに比べて非常にデータサイズが大きくなり、注意が必要です。フルカラーは24ビットであり、256色の3倍の容量が必要ですが、書類に使用されている色あいなどによっては、ＪＰＥＧ圧縮を行うときに圧縮のしやすさの影響で、フルカラーの方がデータサイズが小さくなる場合もあり、実際に取り込むときはテストを行い、最適なものを選ぶ必要があります。

取り込んだデータの利用方法によって、その最適な保存形式を選ぶ必要があります。
モノクロの書類ではＴＩＦＦ形式とし、その圧縮はＦＡＸ-Ｇ３形式とすることが一般的な選択でしょう。複数ページの書類の場合は、それを利用するソフトにもよりますが、複数のページを１ファイルにまとめるマルチＴＩＦＦ形式の利用が便利です。

圧縮形式には、ＦＡＸ-Ｇ3、ＦＡＸ-Ｇ4、ＬＺＷなどがあり、それぞれ圧縮率も異なってきます。この圧縮率は、その書類にもよるため、テストして確認することが必要です。表示ソフトによっては、取り扱うことができない圧縮形式もあるため、ソフトに対する考慮も必要です。
カラーの場合はＪＰＥＧ形式が一般的です。ＪＰＥＧ形式の圧縮は、ファイルサイズを小さくする高圧縮から、画質の劣化を少なくする反面、ファイルサイズが多きい低圧縮のものまで選ぶことができます。しかしその圧縮程度を表す方法が、ソフトによって異なるため、注意が必要です。
（保存方法については「画像保存方法」のページを、圧縮の程度については「データ容量」のページを参照）

配布が目的で、配布したものが改変や修正されないようにするには、文書ファイルにパスワードを設定しておいたり、ＰＤＦファイルとして、セキュリティを設定しておくことが行われます。

印刷された写真をスキャナーで取り込む時、ほとんどの場合写真全体に大きな縞模様が現れます。これはモアレと呼ばれるものです。印刷された写真は、小さな点（モノクロでは黒の、カラーでは３原色と黒の４色の点）で表されています。これらの点の分布と、スキャニングするときに分割した画素の一が少しずつずれることで生じます。モノクロの場合はグレースケールで取り込むことでかなり解消できます。
ソフトによっては、このモアレを除去するものもあり、試す価値は十分にあります。

原稿が傾いて取り込まれないように注意するべきですが、傾きを自動的に補正するソフトもあるため、取り込んだ後で処理したほうが作業性は上がるでしょう。