2-3.書類の量

2.増加する書類
2-3.書類の量 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

これまで hi-ho.ne.jp で公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。
従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。

書類の整理、書類の削減といった話は多くありますが、どの程度まで書類を削減すればいいのでしょうか。
:結論から言ってしまえば、ケースバイケースであり、どこにでも適用できる基準などはありません。

ニューオフィスミニマム

社団法人ニューオフィス推進協議会（ＮＯＰＡ）が、少なくともこの程度は満たすことが望ましいとして策定した基準に「ニューオフィスミニマム」があります。オフィスづくりにあたって、法律や規則に定められている水準をクリアした上で、なおかつ、ニューオフィスといえるためにも最低限満たすべき基準として、２２項目を定めています。

１．	一人当り執務スペース	6㎡程度
２．	主要通路の巾	1.2ｍ程度
３．	天井高	2.6ｍ程度
	（中略）
２２．	（ファイリング）[ルール化]	決められたルールで実施

かなり細かいところまで決めているようですが、ファイリングに関しては、決められたルールで実施するようにとしているだけです。
ＮＯＰＡがまとめた本に「こんなオフィスで仕事がしたい」（講談社ブルーバックス）があります。この中で、“オフィスの中で最も多く、最も雑然としているドキュメント情報を、もっとダイナミックに、そしてもっと高度に活用するファイリングシステムが切望されている。” として、紙以外の他の媒体も含め、情報の発生から伝達、活用、保管、保存、廃棄に至る情報管理システム（レコード・マネジメント）の確立が大いに望まれているとしています。文書の管理については、ファイリングシステムに応じた最適の収納家具を採用することが必要であるとし、ＮＯＰＡに参加している家具メーカーの意見も尊重しています。

ファイルメートル（あるいはファイルメータ：ＦＭ）

書類の量を示すものに、ファイルメートルという単位があります。これは書類を積み重ねたときに、何メートルとなるかを示したものです。1ファイルメートルはおよそ1万枚の書類とみなせます。
では、最適な書類の量はどの程度をいうのでしょうか。この値も業種や部署により大きく違いがあり、一概には言えませんが、一例として次のような値が例示されています。

0.7～1　ＦＭ：	サービス・営業・製造・研究部門
1～1.5　ＦＭ：	人事・企画・技術・開発部門
1.5～3　ＦＭ：	総務・経理・業務・調査・設計部門
（城下直之著　「ファイリングマネジメント」日刊工業新聞社）

ファイルメートルは一つの目安となる単位ですが、書類保存量の基準をこれで一律に決めてしまうと、必要なものまで廃棄しなくてはならない部門が出る反面、余裕のあるところは不要なものまで保管するようなケースも発生する恐れがあります。（「書類の廃棄」のページを参照）

中央省庁が保有する書類

総務省は2002年の報告に続き、2003年8月7日には「各府省における行政事務のペーパーレス化（電子化）の実施状況に係る平成１４年度取りまとめ結果について」と題する資料を発表しました。
Ａ4の書類換算で、合計７０万ページ（うち紙の書類は３万枚で、他のほとんど電子媒体）も保有しています。中央省庁という特殊な事情があるにしても、多すぎると言わざるを得ません。
ペーパーレスが進んでいるとはいっても、紙の書類も依然として増加しています。1ファイルメーターあたり１万ページとしているため、紙の書類だけで３ＦＭもあることになります。
詳細は、「政府のペーパーレス実施状況」のページを参照してください。

Updated on 2013/09/28