4-2.個人のファイルと組織のファイル

4.書類の整理
4-2.個人のファイルと組織のファイル (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

これまで hi-ho.ne.jp で公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。
従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。

必要な書類がどこにみつからず、見つけ出すことをあきらめたことも多いと思います。このようなことを誰もが経験していることで、このためにさまざまなファイリング法が提唱れさています。

超整理法のすすめ？

数年前にブームとなったものに、「超整理法」（野口悠紀雄著、中公新書）があります。これまでにない画期的な方法としてもてはやされ、マスコミでも大きく報道されました。
見出しには刺激的な言葉が並んでいます。「あなたの整理法はまちがっている」「図書館方式は正しいか？」「分類はムダだ」として、“押し出しファイリング”がすばらしいものして推奨しています。いいところを突いた論調で、これですべてが解決するような思いにとらわれてしまいます。

しかしここで注意しなければならないのは、「超整理法」が対象としているのは、あくまで個人のファイルを対象としているのであって、組織のものについては、対象外であることです。これは、本の中にも明確に書かれています。ところが文章全体からは、このファイリングはオフィスにまで拡張できるように感じられます。

押し出しファイリングが適切でない対象（70ページ）
押し出しファイリングは、個人用である。
この方式で用いる「時間順」という検索キーは、個人の記憶である。「いったん使って最新順位に戻した」ことなど、他人には分からない。・・・・・

組織としてのファイリング

個人のファイリングと組織としてのファイリングの違いは、おおよそ次のようなものです。

個人での保管書類を減らし、できるだけ共有書類とする
組織や担当者が変わっても、書類の利用には不具合をきたさない
書類を有効活用できる
書類の保管年限、廃棄基準を設ける
誰でもが簡単に書類を探し出せる
重要書類の散逸を防ぐ

大切な書類は共通ファイルにも綴じてあっても、それぞれの人がまたコピーを作成し、個人の机の引出しにしまっておくということは、よくあることです。たったこれだけのことで、1部の書類が何部も複製され、重複して保管されることになります。ファイルの保管場所が少ないと文句を言いながら、自分では共通ファイルのコピーを山のように持っているこなどという笑えない話もあります。

組織の場合は、その部門により書類の扱われかたが異なるため、一律な方法をとることには無理があり、それぞれの部門に適した方法をとることが大切です。

Updated on 2013/09/28