6-1.検索方法の多用化

6.電子化書類の活用
6-1.検索方法の多様化 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

これまで hi-ho.ne.jp で公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。
従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。

電子ファイリングは、書類をなんらかの形で電子データとして保管し、検索できるようにしたもので、その電子化の方法については、別のページで触れていますが、検索の方法についてもいろいろな方法があります。

ディレクトリで整理

パソコンでファイルを整理するときに、ディレクトりを作成し、ここにファイルを整理しますが、これと全く同じで、特に検索のためのキーワードを作成したり、ツールを使わないもので、最も単純な方法といえます。
ファイルは、ディレクトリ名を頼りに探すことになるため、わかりやすい名前にする必要があります。個人で整理する場合意外は、他の人にもわかるように配慮することが大切です。
ディレクトリは、何段階かの階層に分けて整理すると便利ですが、あまり階層を深くしすぎると、かえって分かりづらくなります。せいぜい４～５階層程度にとどめるべきです。
1つの階層に入れるファイルまたはディレクトリの数も、あまり多くしないように注意が必要で、これらの注意点を守ったうえで整理ができないときには、以下にあげるような何らかのソフトを利用することを考えるべきです。

キーワードによる検索

電子ファイリングで採用されていた方法で、多くのファイリングソフトでもこの方法が採用されています。検索速度は早く、短時間で目的の書類を探し出すことができますが、キーワードが適切でない場合には、見つけ出すことができなくなるなどの欠点もあります。（「電子ファイルの落とし穴」参照）
なお最近では、類義語をあらかじめ登録しておくことで、類義語まで含めて検索してくれるものや、あらかじめ類義語までシステムに含めておくことで、あいまい語検索ができるものもでてきています。

サムネイル画像による検索

書類を小さなイメージとして画面に表示させ、その中から探しだす方法です。数が多い場合は探し出すのが大変となりますので、ディレクトリに分けて整理する方法が併用されます。
キーワードをつけにくい場合などに便利な方法ですが、階層による整理の際には「ディレクトリで整理」の項目でも触れたように、あまり深い階層にしないよう注意することが必要です。

ビジュアル検索

画面に、ファイルキャビネットや書類棚のイメージを表示させ、その中から選んでいく方法で、実際の書類を捜す動作を、画面の中で行っているようなもので、考え方は通常の書類整理と全く同一にできることから、誰にでも利用しやすいという長所があります。
単にディレクトリで整理しただけのものは、ファイルを表示させるたびに表示ソフトわきどうする必要がありますが、ソフトに表示機能を持たせることで、いちいちソフトを起動することが不要で、利用が簡単です。

全文検索

画面に、ファイルキャビネットや書類棚のイメージを表示させ、その中から選んでいく方法で、実際の書類を捜す動作を、画面の中で行っているようなもので、考え方は通常の書類整理と全く同一にできることから、誰にでも利用しやすいという長所があります。
インターネットの検索エンジンのうち、Googleも、全文検索を高速に行えるようにしたものです。

Updated on 2013/09/28