8.ＬＡＮの活用と問題点
8-2.グループウェアとファイリング (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

会社内では、一般的なネットワークとしての利用以外に、グループウェア、ワークフローといったより進んだ利用がなされるようになってきています。ワークフローは、申請書類、届け出書類などの定型書類の事務処理などを、ネットワーク上で処理するものです。書類の作成、上司の承認、事務部門への送付、書類の保管までの全てを電子的に行おうとするものです。
グループウェアは、ワークフローに加えて、電子メール、電子会議室などの機能のほかに、スケジュール管理、設備予約など加えたもので、グループで、共同して仕事を進めることを手助けするためのソフトです。

これらが普及するとともに、紙の使用量が増加していることは、「ＯＡと紙の使用量」でも触れています。しかし、単に紙の使用量が増えることだけが問題ではなく、重要であるはずの書類が大量の書類の中に紛れ込んでしまい、すぐには出てこない、あるいは間違えて捨ててしまった、などの現象が増えていることのほうが問題です。

重要書類の埋没

報告書や連絡事項についても、電子メールを使えば、複数の人だけでなく、遠くの人（例えば地球の裏側ｉでも）すぐに送ることができます。このことは、本当に必要な人にだけ送るのではなく、ついでにでも読んで欲しい人全てに送ることになります。メールの宛先で、［ＴＯ］と［ＣＣ］を区別しないで、全員に対し一律に送る人も多く、読むほうはいちいち重要度を判断しなければなりません。

メールソフトでも、送られてきたものをそのまま表示するだけのものがほとんどです。［ＴＯ］で送られてきたのか、あるいは［ＣＣ］または［ＢＣＣ］として送られてきたのか、一見してわかるように表示方法を変えてくれれば、もっと便利になるのですが。

そのうえ、メールなどに対するコメント・返事などでは、ついつい書きすぎてしまうことで、ネット上での論争が始まることも、時々おこってしまいます。これを、当事者間で行っているだけであれば、当事者だけの問題ですが、全員に返信していると、読まされるほうはたまったものではありません。このように、ほとんど不要なメールが大量に送られている中に、重要なメールがあったとき、読み飛ばしてしまう危険性が多いといえるでしょう。

目に見えない業務量の増加

ワークフローでは全ての人に対して、入力作業が要求されます。紙の書類で行われていた各種申請や、旅費清算などでは、書き方が多少間違えていても、内容さえ合っていれば良しとされても、システムを利用すると全く融通がききません。このため、必要以上に入力に時間がとられてしまいます。さらに、承認者にとっても、画面でデータを確認するのは、紙の書類を見るのに比べ不便であり、時間がかかりっています。
特に、たまにしか利用しないシステムでは、操作法そのものを思い出すのに時間がかかってしまいます。下手にシステムを導入することで、全社的にはかえって業務量が増加している可能性もあります。
また、ワークフローシステムを利用するために、 かなりの人がそのマニュアルを印刷し、入力の際に参照しているのが実態で、ここにも不要な書類が増加する要因があります。

社内の電子会議室は、名前が出ることが普通で、匿名での書き込みを許していない場合がほとんどです。誰が書き込んだかが一目瞭然なため、本音での議論は行いにくくなります。またＱＡのコーナーを設けても、簡単な質問をすると、あの人はこんなことも知らないのかと思われそうで、高級な質問しかできなくなってしまいます。
ノウハウを集めたい場合でも、ノウハウの１つ１つは簡単な事が多いものです。簡単なものの組み合わせから、大切なノウハウが出来上がっているケースの場合には、簡単なことをノウハウであると言うには、技術者としてのプライドが邪魔をしてしまいます。