文書情報にはさまざまな形式があります。
請求書や明細書など紙に印刷されフォルダにファイルされたもの、パソコンで作成しハードディスクなどに保管した電子データ、紙文書や写真などをスキャニングし、電子データとしたもの、電子メール、音声やビデオを記録したテープやディスク、インターネットで使われているWebページなど様々です。

いずれも企業にとって重要な情報資産です。これらの文書情報（コンテンツ）にはビジネス上の課題が多く含まれています。
日々増加する紙文書は、情報の検索性を低下させ、すばやい対応を行うことができません。また手作業による業務処理では、生産性は低いままとなってしまいます。電子データに関しても、例えば電子メールを正しく管理していないため、誤って削除してしまうなどの弊害も想定されます。

共通文書として管理・保管されていない文書情報は、迅速にアクセスできないだけでなく、存在そのものが知られていないために対応が遅れるなど、重要な情報資産が有効に活用されていないケースもよく見られます。一般に労働時間の3割は、情報を探すことに費やされていると言われています。

このような弊害をなくすため、文書情報を統一的に管理し、必要が生じたときにはすぐに対象となる文書を探し出すことがでるようにすることが大切です。急激な社会環境の変化に追従し、企業の競争力を高めることができるだけでなく、リスク管理に関しても、情報管理の重要性は増してきています。

文書情報マネジメントは、ファイリングやレコード・マネジメントの要素を含んだ概念であり、ファイリング、レコード・マネジメント、文書情報マネジメントの順に発展したものです。
日本画像情報マネジメント協会（ＪＩＩＭＡ）では、「組織の業務を円滑に行うため、文書情報の作成・利用、保管・保存及び廃棄までの文書のライフワーク全体を通じて、確実かつ効率的に管理するための手段として、ハード、ソフト・コンテンツを機能的に組み合わせ、目的に応じて文書情報を有効活用する」ことと定義しています。
書類のライフサイクルから見た管理を、ライフサイクル・マネジメントと区別して表現する場合もあります。
（「書類の一生」のページ参照）

文書情報マネジメントを導入することで、いろいろな面でメリットを得ることができます。特に紙文書を電子化し、電子データとして一括で取り扱えるようになることで期待されるメリットについては、経済産業省の「文書の電磁的保存等に関する検討委員会」報告書にまとめられています。

中には、少し違うのではと思えるものもありますが、そのまま転載しておきます。

A) 法令順守（コンプライアンス）への対応と信頼性の向上
情報共有、作業効率の向上等により、法規制等への対応が容易になり、投資家や顧客からの信頼性向上も期待できる。
B) 顧客満足度の向上
製品情報、顧客管理の電子化により、顧客からの質問・クレームへの迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上を期待できる。
C) 電子政府・電子商取引への対応の向上
電子申請や電子契約の資料として利用することで、電子政府・電子商取引への対応が容易になる。

文書情報マネジメント・システムは、一般的には対象とする文書によって個別のシステムが構築されがちです。しかし、それぞれが独立システムとなった場合は、利用者から見れば煩雑なシステムとなってしまいます。また、部門によって対象文書が大きく異なる場合には、部門独自でシステムを構築してしまい、ますます不便なものとなってしまいます。

このため組織や各種システムの壁を越えた情報共有と、運用・管理を実現する統合的な文書情報マネジメントとして、エンタープライズ・コンテンツ・マネジメント（ECM：Enterprise Content Management）システムと呼び、統合化する動きが高まってきています。