3-1.書類の一生

これまで hi-ho.ne.jp で公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。
従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。

書類は作成された後、配布、保管、保存を経て廃棄に至ります。もちろん書類の種類によりいろいろなバリエーションが発生します。

作成
	メモを作成した上で清書したり、パソコンなどを使って直接作成する場合もあります。自分で作成するもののほかに、客先から受領するもの、資料などの収集も、手元の書類が増加するといった点では、ここに含めることができるでしょう。

配布
	控えのコピーを作成したうえで、相手先に送付する場合のほかに、複数のコピーをとる、あるいは印刷で多数のコピーを作成して配布するものまで含まれます。特殊なケースでは、コピーを作成することなく、すぐに保管されるようなものもあります。社内回覧文書などでは、紙の消費量削減のため、イントラネットなどの電子掲示板に掲載するケースも増えてきています。しかし、内容（じっくりと読む必要があるもの）によっては各自がプリントアウトすることにもなり、かえって紙の使用量が増加することもあり注意が必要です。

保管
	保管と保存の違いは「保存と保管」のページで書いていますが、本当の意味で保管されている部分は少ないと思われます。きちんと保管されていれば、参照する場合や再利用する時などに、短時間で探し出すことができます。情報公開法の施行で、官庁が持つ書類はただあるだけであったものから整理、分類し、保管状態とすることが必要となりました。

参照・修正
	保管されている書類を利用して、新たなものを作り出すことです。総務や人事部門のように、毎年同じようなスケジュールで業務を行うような場合には、特に有効です。前年度の予算や、3ヵ年計画の策定内容を参照するときなどは、単純に修正することはできないため、紙の書類でも十分に役立ちます。これに対し定例業務では、一部を修正するだけで新しい書類を作成することができるため、電子データとして保管することが有効となります。

保存
	定常的に再利用の必要は無いが、残しておく必要があるものについては、保存されることになります。保存が必要なものとしては、法律で定められたもの（法定保存書類：「書類の保存期間」参照）や、ＰＬ法への対応など企業の自己防衛、顧客対応などのために行うものもあります。

廃棄
	不要となった書類は廃棄します。書類廃棄についての考え方は、「書類の廃棄」のページで触れていますので、そちらを参照してください。廃棄の時期としては、年度始めあるいは年末などにまとめて廃棄することが多いようですが、特に時期を定めず、随時行うこともあります。機密書類などは、一般にはシュレッダーで裁断しますが、機密保持契約を結んだ上で、専門の古紙業者に処理を委託することも増えているようです。

文書ライフサイクルに沿った活動
	JIS Z 8245「技術文書マネジメント－第１部：原則及び方法」では、文書ライフサイクルに沿った活動として、次の図をあげています。

ライフサイクル・マネジメント
	文書情報のライフサイクル・マネジメントは、文書情報の全てのライフサイクルを通じて、取り扱う組織、文書情報の目的や性質によって文書管理規定や構成管理規定などに従って適切に管理するシステムのことです。ライフサイクル・マネジメントを実施するためには、それぞれの文書情報に対し、プロパティ（属性）情報を持たせる必要があります。例えば、文書情報のタイトル、分類、キーワード、管理番号、管理者、作成日、保存期限、原本の所在などがそれにあたります。文書情報に対する属性情報をメタデータともいいます。一般的にプロパティ情報は、文書作成フェーズで個々の文書情報を管理するためのユニークな情報を与えた後、その後の処理、保管、保存、廃棄のそれぞれのフェーズで適時情報が追加されていくことになります。

Updated on 2013/09/28