5.書類の電子化
5-1.紙書類の電子データ化 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ)

ファイリングの部屋
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これまで hi-ho.ne.jp で公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。
従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。

 

文書作成にパソコンが利用されるようになり、また書類交換も、郵便やFAXから、電子メールへと取って替わりつつあります。これまでは受け取る書類としては紙が主体でしたが、電子データに変化してきました。このような変化を背景として、ファイリングについても、その方法や役割が変化してきています。
 
電子データの急激な増加
 

パソコンや電子メールの普及により、取り扱う情報のうち、電子データの占める割合は急速に増加しています。下に、総務庁が公表したデータを示していますが、紙の書類はほぼ一定しているにもかかわらず、電子データは急速に増加しています。官庁でさえ紙の書類は増えていないことから、一般の会社では減少傾向にあるといってもいいでしょう。(但し、メールやホームページなどを読むためや、報告書の下書きの印刷など、一過性の印刷のため紙の消費量は増加しています。)


参考:各府省における平成13年度行政事務ペーパーレス化
(電子化)実施状況フォローアップ結果を取りまとめ

参考資料2 職員一人当たりの媒体別情報保管量の推移

   
電子データのデータベース化
  自分で作成したり受け取った電子データは、とりあえずは記憶装置に保存していましたが、書類の参照や再利用に非常に便利なことから、データベース化されるようになってきています。
特に最近では、ほとんどのパソコンはLANに接続されており、どこか共通の場所(サーバー)に保管することで、LANに接続されている全員が同時に利用できる環境が整いつつあります。
   
取り残される紙の書類
  紙の状態の書類は、通常バインダーに綴じたり、書類整理箱に入れて保管されます。これを参照しようとすると、時間がかかったり、場合によっては肉体労働に近い状況となったりしてしまい、電子データの取り扱いの容易さから比較して、非常に不便に感じられます。また、保管場所に広いスペースが必要になるなど、欠点が目立つようになってきました。
このように、便利に利用できる電子データと、取り扱いが不便な紙の書類が混在するようになると、 できるだけ電子データだけですますことができるように、紙の書類を電子化したいとのニーズが出てきます。
   
紙の書類の電子化
 

紙の書類を電子化しようとする動きは、1980年代後半にも一時ありました。TosfileやHitfileなどの光ファイリングがそれにあたります。しかし、このときは、高価な機械を、専門の操作員が取り扱うもので、一般の人から見ると不便な機械でした。そのほかの原因もあり、2000年までにはほとんどの装置が利用されなくなってしまいました。
しかし、最近のパソコンの急速な普及と、ハードディスクを始めCD-R、DVD-Rの低価格化を背景として、書類を画像データとしてパソコンに取り込み、電子データとして取り扱うことが、容易になってきました。

紙の書類を電子データ化することで、オリジナルの書類は不要となり、廃棄することができるようになります。
しかし、書類の廃棄については、法律で原本を保存するように決められているものもあり、注意が必要ですが(「書類の保存期間」参照)、それ以外のものについては廃棄可能で、ファイリングスペースの削減が可能となります。

   
書類管理の一元化
  紙の書類を電子データ化することで、他の電子データと一元管理ができるようになり、非常に便利になりました。しかし、電子化した書類を単にサーバーに集め、いつでも参照できるようにしただけとなり、特に画像データとして取り込んだ書類は、簡単に探し出せるようにするための工夫が大切となります。
   

 

| Topページ | 0.はじめに | 1.情報の記録 | 2.増加する書類 | 3.作成から廃棄まで |
| 4.書類の整理 | 5.書類の電子化 | 6.電子化書類の活用 |

backnext| 7.電子ファイルとファイリング | 8.LANの活用と問題点 | 9.ファイリング意識の向上 |
| 10.ファイリングを考慮した書類の作成 | 11.マネジメントシステム |
| 12.リスク管理 | 13.ファイリングに関する動き | 14.付録 | 15.編集雑記 |


Updated on 2013/09/28