5.書類の電子化
5-1.紙書類の電子データ化 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

パソコンや電子メールの普及により、取り扱う情報のうち、電子データの占める割合は急速に増加しています。下に、総務庁が公表したデータを示していますが、紙の書類はほぼ一定しているにもかかわらず、電子データは急速に増加しています。官庁でさえ紙の書類は増えていないことから、一般の会社では減少傾向にあるといってもいいでしょう。（但し、メールやホームページなどを読むためや、報告書の下書きの印刷など、一過性の印刷のため紙の消費量は増加しています。）

参考：各府省における平成１３年度行政事務ペーパーレス化
（電子化）実施状況フォローアップ結果を取りまとめ
参考資料２ 職員一人当たりの媒体別情報保管量の推移

紙の書類を電子化しようとする動きは､1980年代後半にも一時ありました。TosfileやHitfileなどの光ファイリングがそれにあたります。しかし、このときは、高価な機械を、専門の操作員が取り扱うもので、一般の人から見ると不便な機械でした。そのほかの原因もあり、2000年までにはほとんどの装置が利用されなくなってしまいました。
しかし、最近のパソコンの急速な普及と、ハードディスクを始めCD-R、DVD-Rの低価格化を背景として、書類を画像データとしてパソコンに取り込み、電子データとして取り扱うことが、容易になってきました。

紙の書類を電子データ化することで、オリジナルの書類は不要となり､廃棄することができるようになります。
しかし、書類の廃棄については、法律で原本を保存するように決められているものもあり、注意が必要ですが（「書類の保存期間」参照）､それ以外のものについては廃棄可能で、ファイリングスペースの削減が可能となります。