7.電子ファイルとファイリング
7-4.電子保存での注意点 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

このホームページでも基本的には書類の電子保存を勧めていますが、電子保存が万能でないことは、「電子ファイルの落とし穴」でも触れています。ここではもう一歩勧めて、検討してみました。

いろいろとデータを探していると、About.comに面白いページがありました。このページは、電子化した書類をＣＤ−Ｒに記録して保存することをベースにしています。ここで挙げられている項目（以下の文中のこの色の部分）に、いくつかのコメントをつけてみました。(このページは残念ながら削除されたようです）

ＣＤ−Ｒを床に落とし、椅子でこれを踏みつけると簡単にデータは無くなってしまいます。重要なデータはこのような事故を避けるために、保存用と活用用の2つのコピーを取るべきです。

コピーしたものは万が一の災害にそなえて、できれば別の場所に保管したいものです。

デファクト・スタンダードと呼ばれる形式を使うことに対しては異論がありません。ただ、ここで選択されている形式には、ＰＤＦやＡＩＦＦ（Apple社開発のMac用フォーマット）のように、特定の会社が開発したものは、現在は著作権を主張していなくても、将来著作権を主張し始める危険性があり、あまり好ましいとは思えません。（GIF形式に使われていた圧縮形式であるＬＺＷは、フリーに使用されていましたが、最近は著作権が主張されています。）
また、ＰＮＧのように業界団体で制定した形式でも、あまり普及していないものは好ましくありません。

紙は古いタイプの保存形式ですが、さまざまなメリットがあります。オリジナルの紙は、廃棄が必要なとき以外は残すべきです。

せっかく紙を減らすために電子化しているのに、これを残すというのは少し疑問です。ただ、日常的に参照するような書類は、紙で残したほうが便利でしょう。

メディアの保管には、専用の耐火金庫で