1.情報の記録
1-2.新しい種類の情報 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

文書の作成はワープロなどで行い、そこで作成したファイルをそのまま保存しようとするものです。紙の書類と分けてファイリングするのは、利用面から見て非常に不便であり、同じシステムで保存できるようにするべきです。
このファイルをそのまま保管する一番のメリットは、文書の修正・更新などで再利用が簡単にできることでしょう。ただ、これらを作成したソフトがバージョンアップされたときなどは、読むことはもちろん可能ですが、レイアウトが崩れる場合があるなど、完全に再現できるとは限らないことに注意する必要があります。

インターネットの普及とともに、電子メールによる情報の交換が急速に広がっています。自分の都合のいい時間に発信・受信ができるため、忙しい人との連絡などには非常に便利なものです。
しかし、ファイリングの観点から見ると問題点が多くあるようです。添付文書として送られてきたものは、これをハードディスクなどに保存し、パソコンファイルとしてのデータ保存が容易ですが、本文についてはあまりいい方法が無いようです。メールサーバーの容量の関係で、送られてきたメールを次々に消去する必要があります。端末パソコンのハードディスクに保存しても、その後の処理が面倒で、大切なもの（大切と思われるもの）は、結局は紙に印刷して保管しているのではないでしょうか。
せっかく電子データで送られてきたものですから、電子データのままで保管できるようにしたいものです。

これまでは、情報を伝えるには、文書、写真あるいはビデオテープに限られていました。文書の表現力を上げるために、図・表や写真を貼り込むなどの工夫をしていました。これに対し、動きのあるものはビデオに録画し、説明はナレーションあるいは字幕を作成する程度で、書類とに説明書を添付したビデオテープを配布する程度でした。
最近では動画を電子化し、パソコンファイルに取り込むことが簡単になってきています。取扱説明書、教育資料などのほかに、トラブルの報告書（モーターから異音がするなどの説明だけではなく、実際の音を録音して収録する）などの利用も可能となり、今後ますます重要な方法となるでしょう。
音や画像をパソコンで扱えるようにするには、それぞれパソコンファイルに変更する必要がありますが、最近は小さなファイルに変換できる圧縮方法が手軽に扱えるようになりました。さらに、家庭用ビデオがテープからCDやDVDのメディアに変わりつつあり、手軽に動画を取り扱えるようになりました。

電子商取引では、データの機密保持のために、暗号化して通信することが増加します。暗号化されたままのファイルを保管する必要があるかどうかははっきりしませんが、大切なデータはトラブル防止のために、その解読キーとともに保管するところが増えるでしょう。